Microsoft SharePoint es una plataforma colaborativa desarrollada por Microsoft para facilitar la gestión documental, la creación de intranets corporativas y la automatización de flujos de trabajo en empresas de cualquier tamaño. En un entorno cada vez más digital, herramientas como SharePoint se han convertido en pilares clave para quienes buscan centralizar la información y mejorar la eficiencia operativa.
Desde XTGA, empresa de mantenimiento informático, ayudamos a integrar esta solución en estructuras empresariales que necesitan seguridad, accesibilidad remota y orden en su documentación.
¿Para qué sirve Microsoft SharePoint?
SharePoint permite crear espacios digitales donde los equipos pueden compartir, editar y almacenar archivos de forma segura y ordenada. Entre sus usos más destacados están:
- Crear intranets corporativas con información centralizada.
- Automatizar flujos de trabajo repetitivos.
- Compartir documentos en tiempo real entre departamentos o sedes.
- Controlar permisos y accesos según rol.
- Facilitar la comunicación y la colaboración interna.
Además, permite una integración total con Microsoft 365, lo que agiliza el trabajo conjunto entre apps como Microsoft Teams, Word, Excel o Outlook.
Principales características de SharePoint
1. Gestión documental centralizada
Todos los archivos están organizados en bibliotecas, con versiones automáticas y control de cambios. Es posible etiquetar, buscar y recuperar documentos fácilmente, evitando duplicidades y pérdidas de información.
2. Permisos personalizados
Puedes decidir quién ve, edita o aprueba qué tipo de contenido. Este nivel de control garantiza la seguridad y confidencialidad de los documentos empresariales.
3. Automatización de tareas
Gracias a Power Automate (antes Microsoft Flow), SharePoint puede automatizar procesos comunes: aprobaciones, notificaciones, asignación de tareas, etc. Esta funcionalidad encaja perfectamente con otras soluciones de automatización de tareas administrativas que potenciamos desde XTGA.
4. Integración con otras herramientas
Se integra con Teams, Outlook, OneDrive y otras herramientas de la suite, facilitando la colaboración desde un único ecosistema. Para las empresas que ya usan Microsoft Office 365, aprovechar SharePoint es un paso lógico hacia una mayor productividad.
Beneficios de utilizar SharePoint en tu empresa
- Ahorro de tiempo al evitar cadenas de emails interminables con archivos adjuntos.
- Reducción de errores gracias al control de versiones y permisos.
- Escalabilidad, ya que crece contigo.
- Trabajo colaborativo real, incluso en remoto.
- Mayor seguridad, con cifrado, backups automáticos y trazabilidad.
Un enfoque más amplio sobre cómo la tecnología puede mejorar los procesos empresariales lo puedes encontrar en artículos sobre herramientas de colaboración empresarial.
¿Qué empresas deberían usar Microsoft SharePoint?
No solo está pensado para grandes corporaciones. Cualquier negocio que necesite:
- Compartir archivos entre varios usuarios.
- Organizar su documentación digital.
- Controlar accesos y permisos.
- Automatizar procesos internos.
- Tener una intranet para la comunicación interna.
…puede beneficiarse de esta herramienta.
En especial, las pymes que buscan digitalizarse de forma ordenada encuentran en SharePoint una solución robusta, escalable y económica.
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